Giải pháp cải tạo văn phòng cho công ty mở rộng quy mô

Khi doanh nghiệp tăng số lượng nhân sự, mở thêm phòng ban hoặc thay đổi mô hình vận hành, văn phòng hiện tại rất dễ rơi vào tình trạng chật chội, thiếu chỗ ngồi và bố trí không còn phù hợp. Thay vì chuyển sang mặt bằng mới với chi phí lớn, nhiều doanh nghiệp lựa chọn cải tạo không gian hiện có để tăng sức chứa và nâng cao hiệu quả sử dụng. Vậy đâu là giải pháp cải tạo văn phòng cho công ty mở rộng quy mô vừa tối ưu diện tích, vừa hạn chế gián đoạn hoạt động? Hãy cùng Caitaonha.net tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

I. Vì sao công ty mở rộng quy mô cần cải tạo văn phòng?

Văn phòng được thiết kế cho 20 nhân sự chưa chắc phù hợp khi doanh nghiệp phát triển lên 30, 40 hoặc nhiều hơn. Khi quy mô thay đổi, nhu cầu về chỗ ngồi, phòng họp, khu vực lưu trữ và không gian làm việc chung cũng thay đổi theo.

Nếu không điều chỉnh kịp thời, văn phòng dễ xuất hiện tình trạng quá tải và ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm làm việc của nhân viên.

Một số dấu hiệu cho thấy văn phòng cần được cải tạo gồm:

• Số lượng bàn làm việc không còn đáp ứng nhân sự.
• Lối đi ngày càng chật.
• Phòng họp thường xuyên quá tải.
• Thiếu không gian cho phòng ban mới.
• Khu vực lưu trữ chiếm nhiều diện tích.
• Hệ thống điện không đáp ứng số lượng thiết bị tăng thêm.
• Không gian thiếu sự riêng tư giữa các bộ phận.
• Công năng cũ không còn phù hợp với cách làm việc hiện tại.

Cải tạo đúng thời điểm giúp doanh nghiệp tận dụng tốt mặt bằng đang có trước khi phải tính đến phương án thuê hoặc chuyển sang một văn phòng lớn hơn.

Xem thêm: Có cần xin phép khi cải tạo văn phòng trong tòa nhà?

II. Giải pháp cải tạo văn phòng cho công ty mở rộng quy mô

Mục tiêu của cải tạo văn phòng khi doanh nghiệp phát triển không đơn thuần là kê thêm bàn ghế. Không gian cần được tổ chức lại để đáp ứng số lượng nhân sự tăng lên nhưng vẫn đảm bảo lối đi, sự kết nối giữa các phòng ban và khả năng tiếp tục mở rộng trong tương lai.

2.1. Đánh giá lại toàn bộ công năng hiện tại

Trước khi tháo dỡ hoặc xây thêm bất kỳ hạng mục nào, doanh nghiệp nên đánh giá cách diện tích hiện tại đang được sử dụng. Nhiều văn phòng thiếu chỗ không hẳn vì diện tích nhỏ mà do một số khu vực đang chiếm diện tích lớn nhưng ít được sử dụng.

Cần rà soát các khu vực như:

• Số lượng và vị trí bàn làm việc.
• Diện tích phòng họp.
• Phòng lãnh đạo.
• Khu vực lễ tân.
• Pantry và khu vực nghỉ.
• Kho lưu trữ.
• Lối đi giữa các bộ phận.
• Những góc hoặc diện tích đang để trống.

Từ kết quả khảo sát, doanh nghiệp có thể xác định khu vực nào nên giữ nguyên, khu vực nào cần thu gọn và phần diện tích nào có thể chuyển đổi sang công năng mới.

2.2. Tổ chức lại layout theo số lượng nhân sự mới

Khi số lượng nhân viên tăng, việc bố trí bàn làm việc cần được tính toán lại thay vì chỉ bổ sung bàn vào những khoảng trống còn lại.

Một layout hợp lý nên cân đối:

• Số lượng vị trí làm việc.
• Khoảng cách giữa các cụm bàn.
• Lối đi chính và lối đi phụ.
• Khả năng giao tiếp giữa các phòng ban.
• Vị trí thiết bị dùng chung.
• Không gian riêng cho công việc cần tập trung.
• Khả năng bổ sung nhân sự trong tương lai.

Các phòng ban thường xuyên phối hợp nên được bố trí gần nhau, trong khi những bộ phận cần tập trung hoặc trao đổi thông tin riêng có thể được tổ chức thành khu vực độc lập hơn.

2.3. Ưu tiên nội thất linh hoạt, dễ thay đổi

Doanh nghiệp đang trong giai đoạn phát triển thường khó xác định chính xác số lượng nhân sự trong vài năm tiếp theo. Vì vậy, sử dụng nội thất quá cố định có thể khiến văn phòng nhanh chóng phải cải tạo lại.

Nên ưu tiên các giải pháp như:

• Bàn module ghép theo cụm.
• Bàn làm việc có thể thay đổi vị trí.
• Tủ thấp kết hợp phân chia không gian.
• Vách ngăn tháo lắp.
• Tủ lưu trữ theo chiều cao.
• Nội thất có nhiều chức năng.
• Hệ thống bàn dễ mở rộng thêm vị trí.

Cách bố trí linh hoạt giúp doanh nghiệp dễ bổ sung hoặc tái tổ chức chỗ ngồi khi phòng ban thay đổi mà không phải sửa chữa lớn.

2.4. Tận dụng vách ngăn thay cho xây tường cố định

Xây thêm tường gạch có thể tạo không gian riêng nhưng làm giảm tính linh hoạt và kéo dài thời gian thi công.

Đối với văn phòng cần mở rộng hoặc thường xuyên thay đổi tổ chức, có thể cân nhắc:

• Vách kính.
• Vách thạch cao.
• Vách module.
• Vách di động.
• Tủ kết hợp làm vách.
• Vách thấp tại khu vực làm việc chung.

Vách kính đặc biệt phù hợp với những văn phòng muốn phân chia phòng nhưng vẫn giữ cảm giác thông thoáng và tận dụng ánh sáng tự nhiên. Trong khi đó, vách thạch cao phù hợp với những khu vực cần mức độ riêng tư cao hơn.

2.5. Tối ưu phòng họp và không gian dùng chung

Khi công ty tăng nhân sự, nhu cầu họp cũng tăng theo. Tuy nhiên, việc dành quá nhiều diện tích cho một phòng họp lớn không phải lúc nào cũng là giải pháp tối ưu.

Doanh nghiệp có thể phân chia thành:

• Phòng họp lớn cho cuộc họp toàn bộ nhóm.
• Phòng họp nhỏ cho 2–4 người.
• Booth trao đổi nhanh.
• Khu vực thảo luận mở.
• Không gian họp trực tuyến.
• Khu vực tiếp khách dùng linh hoạt.

Việc có nhiều không gian họp với kích thước khác nhau giúp giảm tình trạng một vài nhân viên phải chiếm cả phòng lớn chỉ để thực hiện một cuộc trao đổi ngắn.

2.6. Tận dụng không gian theo chiều cao

Một trong những cách tăng khả năng lưu trữ mà không chiếm thêm diện tích sàn là khai thác phần không gian theo chiều cao.

Có thể áp dụng:

• Tủ hồ sơ cao sát tường.
• Kệ lưu trữ nhiều tầng.
• Tủ âm tường.
• Giá để đồ phía trên khu vực ít sử dụng.
• Hệ lưu trữ tập trung thay vì mỗi bàn một tủ.
• Số hóa tài liệu để giảm lượng hồ sơ giấy.

Giảm số lượng tủ thấp đặt rải rác cũng giúp giải phóng diện tích cho bàn làm việc hoặc lối di chuyển.

2.7. Chia quá trình cải tạo thành từng giai đoạn

Một trong những khó khăn lớn nhất khi cải tạo văn phòng đang hoạt động là doanh nghiệp vẫn phải duy trì công việc hằng ngày.

Thay vì thi công toàn bộ cùng lúc, có thể chia thành:

• Giai đoạn xử lý khu vực trống.
• Giai đoạn di chuyển một nhóm nhân viên.
• Cải tạo từng phòng ban.
• Nâng cấp hệ thống điện và mạng theo khu vực.
• Hoàn thiện sơn và nội thất ngoài giờ làm việc.
• Di chuyển nhân sự trở lại sau khi từng khu vực hoàn tất.

Phương án thi công theo giai đoạn giúp hạn chế gián đoạn hoạt động và dễ kiểm soát tiến độ hơn.

2.8. Cải tạo màu sắc và bề mặt văn phòng

Sau một thời gian sử dụng, tường, trần hoặc các bề mặt trong văn phòng thường xuất hiện tình trạng bẩn, trầy xước hoặc màu sắc không còn phù hợp với hình ảnh doanh nghiệp. Cải tạo bề mặt giúp không gian cũ có diện mạo mới mà không cần thay đổi toàn bộ kết cấu.

Một số hạng mục có thể thực hiện gồm:

• Sơn lại tường.
• Xử lý các vị trí bong tróc.
• Sơn lại trần.
• Thay đổi màu nhận diện tại một số khu vực.
• Làm mới khu vực lễ tân.
• Tạo mảng nhấn cho phòng họp hoặc khu vực chung.
• Cải tạo các bề mặt đã xuống cấp.

Màu sắc sáng và cách phối hợp hợp lý cũng giúp những văn phòng có diện tích hạn chế tạo cảm giác thoáng hơn.

2.9. Cải tạo hệ thống điện, mạng và chiếu sáng

Số lượng nhân viên tăng đồng nghĩa với số máy tính, màn hình, thiết bị mạng và các thiết bị điện khác cũng tăng theo. Nếu chỉ cải tạo phần nhìn thấy mà bỏ qua hạ tầng kỹ thuật, văn phòng rất dễ gặp bất tiện sau khi đưa vào sử dụng.

Các hạng mục nên kiểm tra gồm:

• Số lượng ổ cắm.
• Vị trí cấp điện cho từng cụm bàn.
• Hệ thống mạng LAN và Wi-Fi.
• Tủ mạng.
• Đường dây điện.
• Hệ thống chiếu sáng.
• Điều hòa và thông gió.
• Công suất thiết bị điện hiện có.

Nên bố trí hệ thống kỹ thuật có phần dự phòng để thuận tiện khi doanh nghiệp tiếp tục bổ sung thêm nhân sự.

III. Dịch vụ cải tạo văn phòng trọn gói từ A-Z

Đối với doanh nghiệp đang hoạt động, cải tạo văn phòng đòi hỏi sự phối hợp giữa nhiều hạng mục từ bố trí không gian, điện nước, trần vách đến sơn hoàn thiện và nội thất. Nếu các đội thi công hoạt động riêng lẻ, tiến độ và chất lượng giữa các hạng mục dễ bị chồng chéo.

Cải Tạo Nhà Cũ cung cấp dịch vụ cải tạo văn phòng theo hiện trạng và nhu cầu sử dụng thực tế của doanh nghiệp, phù hợp với các công ty đang mở rộng quy mô hoặc cần tổ chức lại không gian làm việc.

Khách hàng được hỗ trợ:

• Khảo sát hiện trạng văn phòng.
• Tư vấn phương án bố trí lại không gian.
• Cải tạo tường, trần và vách ngăn.
• Sơn sửa và hoàn thiện bề mặt.
• Điều chỉnh các hạng mục điện, chiếu sáng phù hợp.
• Cải tạo từng khu vực theo tiến độ.
• Tận dụng các hạng mục còn sử dụng tốt.
• Lập phương án và báo giá theo ngân sách thực tế.

Liên hệ Cải Tạo Nhà Cũ để được khảo sát hiện trạng và tư vấn phương án cải tạo văn phòng phù hợp với số lượng nhân sự, mặt bằng và ngân sách của doanh nghiệp.